报销公务卡、出差预借差旅费做账

在行政事业单位财务工作中，公务卡的使用有明确规范，这能提升财务管理透明度与效率。

《中央预算单位公务卡管理暂行办法》（财库〔2007〕63 号）中明确指出，支付范围：中央预算单位财政授权支付业务中原使用现金结算的公用经费支出，像差旅费、会议费、招待费和 5 万元（含）以下的零星购买支出等，一般要用公务卡结算。并且要求中央预算单位依据银行卡受理环境等状况，积极扩大公务卡使用范围，尽可能减少现金支出 。

信用额度：每张公务卡的信用额度原则上不超过 5 万元、不少于 2 万元，持卡人在规定的信用额度和免息还款期内先支付，后还款。发卡行可依据持卡人资信情况对其公务卡信用额度进行调整，调增信用额度须事前商持卡人所在单位财务部门同意 。

在行政事业单位的日常财务工作中，公务卡的使用以及与之紧密相关的出差报销流程，一直是大家关注的重点与容易产生疑惑的地方。今天，我们就依据《政府会计制度 —— 行政事业单位会计科目和报表》（财会〔2017〕25 号）和《政府会计准则制度解释第 1 号》（财会〔2019〕13 号）等相关规定，为大家详细梳理公务卡业务及出差报销的账务处理要点，助力大家更加清晰、准确地完成财务工作。

公务卡业务账务处理的两种情形

情形一：报销时单位未还卡账

当本单位公务卡持卡人前来报销时，财务会计需按照审核报销的金额进行操作。例如，若报销金额为 5000 元，且该费用属于业务活动范畴，那么账务处理为：

借：“业务活动费用” 5000 元

        贷：“其他应付款” 5000 元 

预算会计无需进行处理。

而当单位后续偿还公务卡欠款时，假设实际偿还金额就是之前报销的 5000 元，且支付方式是通过零余额账户用款额度。

财务会计：

借：“其他应付款” 5000 元

        贷：“零余额账户用款额度”或“财政拨款收入” 5000 元；

预算会计：

借：“行政支出” 或 “事业支出” 5000 元（根据单位性质选择）

        贷：“资金结存” 或“财政拨款预算收入”5000 元 。

情形二：单位还卡账时持卡人未报销

若单位先行偿还尚未报销的本单位公务卡欠款，假设偿还金额为 8000 元，通过银行存款支付。

财务会计：

借：“其他应收款” 8000 元

        贷：“银行存款” 8000 元

预算会计暂不做处理。

待持卡人前来报销时，若报销金额为 7500 元，且属于单位管理费用范畴。

财务会计：

借：“单位管理费用” 7500 元

        贷：“其他应收款” 7500 元

预算会计：

借：“行政支出” 或 “事业支出” 7500 元

        贷：“资金结存”或“财政拨款预算收入” 7500 元 

这里需要特别注意年末结账前的处理。若到年末结账时，公务卡持卡人仍未报销，单位应当按照偿还的金额进行预算会计处理。

比如单位之前偿还的欠款为 10000 元，那么需借记 “行政支出” 或 “事业支出” 10000 元，贷记 “资金结存”  或“财政拨款预算收入”10000 元 。

到了以后年度，如果持卡人报销金额与已计入预算支出的金额不一致，单位就应当通过相关预算结转结余科目 “年初余额调整”明细科目进行处理。例如，之前计入预算支出 10000 元，次年持卡人报销 8000 元，那么就需要在预算结转结余科目 “年初余额调整” 明细科目中进行相应的调减操作。

出差预借差旅费的处理

在出差报销中，职工预借差旅费的情况较为常见。

根据《政府会计制度 —— 行政事业单位会计科目和报表》规定，借款发生时，在财务会计下，按照实际发生的金额进行处理。

假设职工预借差旅费 3000 元，通过银行存款支付，那么账务处理为：

借：“其他应收款” 3000 元

        贷：“银行存款” 3000 元 

预算会计可不作处理。

不过，单位根据自身管理需要，也可以在借款发生时即在预算会计下进行相应会计处理。若采用这种方式，同样是上述例子，预算会计要按照实际发生的金额，借记 “事业支出” 或 “行政支出” 3000 元，贷记 “资金结存”或“财政拨款预算收入” 3000 元 。

这里还要提醒大家，根据《政府会计准则制度解释第 1 号》规定，年末结账前，单位应当对暂收暂付款项进行全面清理，并对纳入本年度部门预算管理的暂收暂付款项进行预算会计处理。所以，对于出差预借的差旅费，如果年末仍未报销冲账，就需要按照规定进行相应的预算会计调整，确保财务数据的准确性与合规性。