财务审核实操——为什么大额支出要核对营业执照复印件

一、为什么要求提供营业执照复印件？

《中华人民共和国公司法》第七条明确：营业执照是企业合法经营的法定凭证，载明名称、住所、经营范围等关键信息。实践中，附营业执照复印件是单位内部控制的重要手段，旨在落实“业务真实、票据合规”的报销原则。

二、5个理由说明营业执照复印件不可或缺

三、常见误区

1. “复印件无需盖章”
   部分财务人员直接使用未盖章的复印件。实际上，无公章的复印件法律效力弱，易被篡改，应要求销售方加盖公章并注明“仅用于XX单位报销”。

2. “信息无需逐项核对”
   忽视执照关键信息比对：

• 名称/税号是否与发票完全一致；
• 住所是否与经营地匹配（异地经营需备注说明）；
• 经营范围是否包含交易内容（超范围开票可能涉嫌违法）。

3. “执照永久有效”
   未关注营业执照的有效期和年检状态。若商家执照已注销、吊销，则交易合法性存疑。

4. “所有报销均需提供”
   对小额零星支出（如文具采购200元）强制要求执照复印件，增加行政成本。建议按金额或风险等级分级管理。

四、规范操作：4步筑牢报销“安全网”

（一）明确收取范围

以下情况必须附营业执照复印件：

• 单笔报销≥5000元的大额支出；
• 购买服务（如维修、咨询、租赁）；
• 新增供应商首次合作；
• 发票内容涉及“办公用品”“材料费”等模糊品名。

（二）审核关键要点

（三）建立动态供应商库

对合作频繁的供应商（如办公用品商、车辆维修厂），预存营业执照复印件并每年更新，避免重复收取。

（四）分级复核责任到人

• 经办人：初审执照与发票信息一致性；
• 科室负责人：确认业务真实性及必要性；
• 财务人员：终审经营范围匹配性、执照有效性。

五、工具推荐：

国家企业信用信息公示系统（官网）

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“企查查”“天眼查”等第三方工具